eSocial

O Decreto nº 8373/2014 instituiu o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial). Por meio desse sistema, os empregadores passarão a comunicar ao Governo, de forma unificada, as informações relativas aos trabalhadores, como vínculos, contribuições previdenciárias, folha de pagamento, comunicações de acidente de trabalho, aviso prévio, escriturações fiscais e informações sobre o FGTS.

O projeto eSocial é uma ação conjunta dos seguintes órgãos e entidades do governo federal: Secretaria da Receita Federal do Brasil – RFB, Caixa Econômica Federal, Instituto Nacional do Seguro Social – INSS e Ministério do Trabalho – MTb.

e-Social   é um novo sistema de registro, elaborado pelo Governo Federal, para unificar a administração de informações relativas aos trabalhadores. De forma padronizada e simplificada. Todas as informações coletadas pelas empresas vão compor um banco de dados único, administrado pelo Governo Federal, que abrangerá mais de 40 milhões de trabalhadores e contará com a participação de mais de 8 milhões de empresas, além de 80 mil escritórios de contabilidade.

Na prática, as empresas terão que enviar periodicamente, em meio digital, as informações para a plataforma do eSocial. Todos esses dados, na verdade, já são registrados, atualmente, em algum meio, como papel e outras plataformas online. No entanto, com a entrada em operação do novo sistema, o caminho será único. Todos esses dados, obrigatoriamente, serão enviados ao Governo Federal, exclusivamente, por meio do eSocial Empresas.

De acordo com a Resolução do Comitê Diretivo do eSocial nº 02/2016 publicada no dia 31/08/2016, no Diário Oficial da União, a implantação do sistema será realizada em duas etapas: a partir de 1º de janeiro de 2018, a obrigatoriedade de utilização do eSocial Empresas será para os empregadores e contribuintes com faturamento apurado, no ano de 2016, superior a R$ 78 milhões.a partir de 1º de julho de 2018, a obrigatoriedade será estendida aos demais empregadores e contribuintes, independentemente do valor de faturamento anual.

As penalidades Basicamente serão as mesmas penalidades a que estão sujeitas hoje pelo descumprimento de suas obrigações. Não há cobrança de multas para a empresa que não aderir ao sistema de forma imediata. No entanto, o processamento e quitação das obrigações rotineiras da empresa para com a administração federal ficará praticamente inviável, se ela não se adequar ao eSocial. E os valores são bastante altos.

A participação nessa fase de testes do sistema – iniciada em junho e que ficará disponível ao empregador, inclusive, depois do início da obrigatoriedade – é fundamental para que as empresas possam verificar a adequação de seus processos e suas soluções de tecnologia da informação ao novo modelo de prestação de informação ao governo. 

De imediato, as principais medidas que as empresas devem adotar para entrar em conformidade com o eSocial é a qualificação cadastral, a revisão de processos administrativos, bem como a criação de um grupo para cuidar da implantação do sistema.

É fundamental que as empresas já comecem a rever os seus processos administrativos e contábeis e a qualificar os dados referentes a seus empregados. E investir em T.I, contratação de Empresa de Segurança e Medicina do Trabalho (caso não a tenha ainda) para que sejam observadas todas as regras de Segurança e Medicina do Trabalho.

O e-Social causará grandes mudanças na rotina trabalhista da sua empresa, é extremamente importante que a direção de cada empresa compreenda o impacto da mudança e elabore um planejamento interno de trabalho que envolva todas as áreas de comunicação e informação da empresa. Há necessidade de uma mudança comportamental na gestão das informações da sua empresa. Treinamentos e revisões nas rotinas de trabalho serão essenciais e importantes para essa transição. Será um choque cultural para os empregadores, porém, necessário, visto quê com o e-Social a fiscalização será Online/automática.