As empresas brasileiras, independentemente do tamanho ou da estrutura, estão enfrentando desafios jamais vistos como: a globalização da economia, os ambientes externo e interno mais dinâmicos, os clientes cada vez mais exigentes, rápidas mudanças nos produtos e processos em função de avanços tecnológicos. Todas essas mudanças contribuem para aumentar o risco e a incerteza, tornando o gerenciamento das empresas uma atividade bastante complexa e desafiante. Na revenda de combustíveis, os empresários do setor convivem ainda com mais dificuldades: poder de negociação praticamente impossível com fornecedores, concorrência altíssima e margens muito apertadas.
Buscando se proteger dessas adversidades, cabe aos gestores utilizarem-se de ferramentas de gestão que possibilitem agilizar e aperfeiçoar seus controles, pois, caso contrário, os resultados negativos não são percebidos a tempo pelos empresários. O gerenciamento financeiro de pequenas e médias empresas é fundamentalmente diferente do gerenciamento das grandes, simplesmente porque muitas práticas financeiras das grandes empresas não são necessárias para as pequenas.
A literatura financeira aponta como preocupações principais a disponibilidade e o custo de capital, que implicam na dificuldade de aumentar o capital da empresa. Em uma atividade em que o prazo de pagamentos ao principal fornecedor (distribuidoras de combustíveis) é muito curto, contrapondo-se ao vencimento de recebimentos de cartões de crédito e os prazos concedidos a clientes, o custo financeiro deve ser sempre considerado nas projeções e apurações dos resultados obtidos pelo posto. Uma revenda que não possui um fluxo de caixa consistente e atualizado sistematicamente terá, com certeza, problemas financeiros em curto prazo.
Outro aspecto a salientar é a existência de um sistema integrado de vendas na pista com seus registros financeiros, contábeis e fiscais, pois, em vários trabalhos realizados, verificamos que ainda existem postos que não conferem as vendas com os demais setores da empresa, o que gera perdas de valores e cria uma situação fiscal altamente fragilizada e que não resistirá a uma fiscalização do imposto de renda.
Para segurança dos resultados econômicos de uma revenda de combustíveis, algumas questões devem ser observadas constantemente:
- Qual é a política de concessão de crédito para seus clientes? São feitas análises rigorosas ou simplesmente, na ânsia de vender mais combustíveis, a empresa assume altos riscos de inadimplência de seus clientes? Como é feito o controle dos estoques dos seus produtos, especialmente nas lojas de conveniência e nas trocas de óleo?
- Existe uma conferência na Secretaria da Fazenda (Sefaz) das notas fiscais realmente emitidas contra a empresa? Existem empresas inidôneas que emitem notas fiscais contra empresas que nem são seus clientes e, caso a empresa não confira no site da Sefaz, pode estar servindo de bode expiatório para emissão de notas contra ela, sem que a mesma tenha conhecimento.
- Como é a integração com a contabilidade? Todas as informações são fornecidas adequada e tempestivamente para que o profissional responsável pelos registros fiscais e contábeis possa apurar os impostos de maneira correta?
- O empresário realiza reuniões com seu contador mensalmente para analisar os balancetes e as apurações dos impostos apurados? Perante a fiscalização, quem responde por impostos mal recolhidos sempre é o empresário. Para ficar tranquilo, nada como estar integrado com seu contador, cobrando as informações e explicações sobre o que faz e como faz no registro das operações da empresa.
Celso Arruda – Consultor contábil e fiscal