O Brasil, a partir de 2020, entrará no rol de países que possuem uma legislação própria para proteção de dados da população, a LEI Nº 13.709/2018, que fala sobre tratamento de dados pessoais, inclusive por meio digital, por pessoa física ou pessoa jurídica de direito publico ou privado, com o objetivo de proteger os direitos fundamentais de liberdade e de privacidade e o livre desenvolvimento da personalidade da pessoal natural.

Isso trará um grande impacto no mundo corporativo, pois os dados pessoais, como nome, idade, estado civil, dados dos dependentes, por exemplo, só poderão ser utilizados mediante autorização do titular, conforme artigo 11, inciso II.

Diante disso, vem a pergunta: como ficam as empresas que fazem o “trânsito” dessas informações pela internet. E os escritórios contábeis, que além de possuírem informações importantes de seus clientes e funcionários, enviam declarações com informações mensais para a plataforma do E-social, CAGED, GFIP, além das anuais como RAIS, DIRF, declaração de Imposto de Renda, balancetes, Balanços, entre outras declarações?

As empresas contábeis deverão informar aos titulares dos dados, como seus dados serão utilizados, como serão transmitidos e de que forma serão armazenados, e precisarão da autorização dos mesmos, para que as informações possam ser repassadas aos órgãos e partes interessadas, sob pena de sofrerem graves penalidades se não cumprirem as definições da LGPD. A lei fala ainda, em diferença entre controlador e operador, onde o controlador direcionará o que será feito com os dados e o operador, irá manusear os dados.

Uma vez que os escritórios também serão os responsáveis pelo armazenamento dos dados de forma segura, pois inclusive por eventuais ataques de hackers e roubo desses dados, é fundamental, que seja investido, cada vez mais, na segurança das informações, na prevenção de eventuais ataques, adotando medidas de segurança severas.

Os escritórios contábeis deverão ir se adaptando desde já, se ainda não o fizeram , mapeando processos, criando grupos e comitês, responsáveis pela avaliação das medidas que deverão ser tomadas e a forma como isso será difundido com os clientes, colaboradores e fornecedores, que utilizam essas informações, como os softwares de contabilidade, por exemplo.

A partir da entrada da Lei, torna-se fundamental que a comunicação entre cliente e escritório seja eficiente, com o trânsito de informações e documentos funcionando em sua plenitude. Podendo ser criadas regras de boas práticas e governança que estabeleçam condições de organização.

Patrícia Arruda – Diretora do Grupo Método